Hàng ngày công việc kinh doanh của bạn tạo ra hàng triệu dữ liệu và hầu hết chúng không được sắp xếp theo cấu trúc, thậm chí công nghệ tốt nhất trên thế giới hiện nay cũng không thể cho ra những dữ liệu sẵn có để bạn có thể dựa vào chúng mà ra quyết định ngay được. Và các nhóm hàm với ký tự: TRIM, LEN, CONCATENATE sẽ giúp bạn tiện lơujs hơn trong việc đó.

• Hàm TRIM: Hàm loại bỏ các khoảng trống thừa trong câu với cú pháp: TRIM(text)
• Hàm LEN: Hàm này để đếm số ký tự trong văn bản với cú pháp: LEN(text)
• Hàm CONCATENATE: Hàm này cho phép nối hai hay nhiều chuỗi văn bản với nhau, max là 255 với cú pháp: CONCATENATE (text1, [text2],…)

Cách áp dụng các nhóm hàm với ký tự: TRIM, LEN, CONCATENATE trong Excel là vấn đề lớn đối với các nhà phân tích, dữ liệu càng phức tạp thì chúng ta càng phải phụ thuộc nhiều vào nó. Vì vậy nếu bạn vẫn chưa biết cách sử dụng các hàm này thì hãy luyện tập hàng ngày trong công việc của mình.

Excel cung cấp một số hàm tìm kiếm và tham chiếu để sử dụng dữ liệu trong trang tính hiện tại và tìm kiếm các giá trị dữ liệu tương tự trong trang tính khác. Nhóm hàm tham chiếu: VLOOKUP, HLOOKUP là hai hàm tham chiếu và tra cứu được ứng dụng rất nhiều.

Hàm VLOOKUP là hàm tham chiếu cột có công dụng trả về giá trị được tìm kiếm trong một bảng hoặc một dải ô theo cột với cú pháp:

= VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]).

Trong đó:

• Lookup_value: giá trị tham chiếu, giá trị này phải thuộc cột đầu tiên của table_array
• Table_array: bảng giá trị tham chiếu, bảng này phải để ở địa chỉ tuyệt đối (sử dụng $ phía trước)
• Col_index_num: thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trong table_array, thứ tự này tính từ 1 cho cột ngoài cùng bên trái table_array
• Range_lookup (tuỳ chọn): giá trị chỉ định Vlookup tìm giá trị tuyệt đối hay giá trị tương đối. Thường mặc định là TRUE (tương đương với 1: giá trị tương đối, gần đúng). Nếu muốn tìm giá trị tuyệt đối sử dụng FALSE (tương đương với 0).

Hàm HLOOKUP là hàm tham chiếu hàng có công dụng trả về giá trị được tìm kiếm trong một bảng hoặc một dải ô theo hàng với cú pháp: = HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

• Lookup_value: giá trị tham chiếu, giá trị này phải thuộc hàng đầu tiên của table_array
• Table_array: bảng giá trị tham chiếu, bảng này phải để ở địa chỉ tuyệt đối ( sử dụng $ phía trước)
• Row_index_num: thứ tự của hàng cần lấy dữ liệu trong table_array, thứ tự này tính từ 1 cho hàng thứ nhất trong table_array
• Range_lookup (tuỳ chọn): giá trị chỉ định Hlookup tìm giá trị tuyệt đối hay giá trị tương đối. thường mặc định là TRUE (tương đương với 1: giá trị tương đối, gần đúng), muốn tìm giá trị tuyệt đối sử dụng FALSE (tương đương với 0).

Sử dụng ứng dụng Excel thì làm việc với các hàm cơ bản trong Excel là việc rất thường xuyên. Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn. Các hàm Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel, bạn chỉ việc lôi ra sử dụng mà thôi, chúng tiện hơn so với các biểu thức rất nhiều.

Nhóm hàm số học: SUM, AVERAGE, MAX/MIN, COUNT/COUNTA trong Excel được sử dụng nhiều trong Excel và ứng dụng nhiều trong công việc tính toán Excel trong công việc văn phòng.

• Hàm SUM: dùng để tính tổng giá trị là kiểu số của các ô trong vùng dữ liệu cần thống kê với công thức tính: Sum (number 1, [number 2], …)
• Hàm COUNT: Đếm số ô có chứa dữ liệu là số trong vùng dữ liệu cần đếm với công thức tính: Count (value 1,[value 2],…)
• Hàm COUNTA: được sử dụng tương tự như hàm Count trong Excel. Tuy nhiên, giữa hai hàm này có khác nhau về chức năng sử dụng. Hàm Counta trong Excel dùng để đếm số ô có chứa dữ liệu (khác rỗng) baop gồm chuỗi và số trong vùng dữ liệu cần đếm. Bao gồm dữ liệu số và dữ liệu dạng chuỗi với công thức tính: Counta (value 1, [value 2],…)
• Hàm MIN: Hàm trả về giá trị nhỏ nhất của các đối số number1, number2,.. hoặc giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu với công thức tính: Min (number 1,[number 2], …)
• Hàm MAX: Trả về giá trị lớn nhất của các đối số number 1, number 2,.. hoặc giá trị lớn nhất trong 1 vùng dữ liệu với công thức tính: Max (number 1,[number 2], …)
• Hàm AVERAGE: Trả về giá trị Trung bình cộng của các số number 1, number 2,…Hoặc Trả về giá trị trung bình cộng của các giá trị số trong một vùng dữ liệu với công thức tính: Average (number 1,[number 2], …)

Các hàm ngày tháng trong Excel gồm có nhiều hàm khác nhau, chẳng hạn như Nhóm hàm ngày tháng: DAYS, NOW, NETWORKDAYS và còn vô số các hàm hàm Excel khác. Khi sử dụng hàm này, người dùng dễ dàng cho phép hiển thị ngày tháng năm trên Excel.

Hàm DAYS là hàm hổ trợ tính toán số ngày giữa 2 ngày bắt đầu và kết thúc cụ thể với cú pháp hàm là: DAYS(end_date, start_date). Trong đó:

• end_date: Là ngày bắt đầu để tính số ngày
• start_date: Là ngày kết thúc để tính số ngày.

Hàm NOW rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị ngày và thời gian hiện tại trên trang tính hoặc muốn tính toán giá trị dựa trên ngày và thời gian hiện tại, rồi cập nhật giá trị đó mỗi lần bạn mở trang tính. Ứng dụng hàm NOW trong Excel:

• Trả kết quả về ngày và thời gian hiện tại.
• Trả kết quả thời gian về quá khứ.
• Trả kết quả ngày và thời gian đến tương lai.

Cú pháp hàm NOW:

• =NOW() và Enter. Excel sẽ trả kết quả là ngày và thời gian hiện tại.
• =NOW()-0.5 và Enter. Excel sẽ trả ngày và thời gian về 12 giờ trước (-0,5 ngày trước).
• =NOW()+7 và Enter. Excel sẽ trả ngày và thời gian đến 7 ngày trong tương lai.
• =NOW()-2,25 và Enter. Excel sẽ trả ngày và thời gian về 2 ngày và 6 giờ trước (-2,25 ngày trước).
• Lưu ý: Cú pháp hàm NOW không có đối số nào.

Hàm NETWORKDAYS: dùng để tính toán tổng số ngày làm việc của nhân viên trong một thời kỳ cụ thể, không bao gồm ngày cuối tuần và những ngày nghỉ Lễ đã xác định, một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn với công thức: =NETWORKDAYS(start_day; end_day; holidays). Trong đó: 

• start_day là ngày bắt đầu làm việc, là tham số bắt buộc trong hàm.
• end_day là ngày kết thúc và là tham số bắt buộc trong hàm.
• [holidays] là một hay nhiều ngày nghỉ cần loại trừ ra khỏi lịch làm việc.

Việc sử dụng các hàm sẵn có trên Excel sẽ giúp bạn thống kế các số liệu trong công việc. Ngoài những hàm cơ bản trong Excel mà Alltop đã tổng hợp bên trên sẽ rất có ích với các bạn thường xuyên phải làm việc trên bảng tính Excel, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán, hành chính nhân sự. Thì cũng có các hàm phổ biến khác: IF, LEFT/RIGHT, PROPER/ UPPER/ LOWER mà bạn nên "thuộc nằm lòng" nhé!

Hàm IF là một trong những hàm phổ biến nhất trong Excel. Hàm IF được dùng để kiểm tra dữ liệu có thỏa điều kiện người dùng đặt ra hay không và trả về kết quả theo biểu thức logic đúng hoặc sai. Hàm IF có cấu trúc như sau:

=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false). Trong đó:

• Logical_test: Điều kiện.
• Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa điều kiện
• Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa điều kiện.
• ​Lưu ý: Nếu bỏ trống Value_if_true và Value_if_false, nếu điều kiện thỏa thì giá trị trả về sẽ là 0 và điều kiện không thỏa thì giá trị trả về sẽ là FALSE.

Hàm LEFT/RIGHT là 2 hàm dùng để tách ta “n” ký tự của chuỗi Text từ bên trái hoặc bên phải. Đây là 2 hàm được sử dụng phổ biến trong Excel và kế toán cũng hay sử dụng.

• Hàm LEFT trong Excel được dùng để trích ra “n” ký tự trong chuỗi Text kể từ phía bên trái với cấu trúc: LEFT(text,n). Trong đó: Text là chuỗi ký tự và n: Số ký tự cần trích ra từ chuỗi ký tự.
• Hàm RIGHT trong Excel được dùng để trích ra “n” ký tự trong chuỗi Text kể từ bên phải với cấu trúc: RIGHT(text,n). Trong đó: Text là chuỗi ký tự và n: Số ký tự cần trích ra từ chuỗi ký tự.

Hàm PROPER/ UPPER/ LOWER chuyển các chữ cái trong chuỗi sang dạng viết hoa/viết thường. Trong đó:

• Hàm PROPER chuyển mọi chữ hoa thành chữ thường với cú pháp Proper( String ) hoặc Proper( SingleColumnTable )
• Hàm UPPER chuyển mọi chữ thường thành chữ hoa với cú pháp Upper( String ) hoặc Upper( SingleColumnTable )
• Hàm LOWER chuyển chữ cái đầu tiên trong mỗi từ thành chữ hoa nếu chữ đó viết thường và chuyển bất kỳ chữ cái viết hoa nào khác thành chữ thường với cú pháp Lower( String) hoặc Lower( SingleColumnTable ).

Trong đó:

• String - Bắt buộc. Chuỗi cần chuyển.
• SingleColumnTable - Bắt buộc. Bảng có một cột gồm các chuỗi cần chuyển.